Tổng quan
Văn bản gốc về cơ cấu, trách nhiệm, chỉ tiêu và chế độ đãi ngộ của phòng. Số hiệu và phiên bản đang lưu hành ghi ở góc trên bên phải.
Danh sách nhân sự 13 người
| Mã | Họ và tên | Chức danh | Nhóm | Dòng sản phẩm |
|---|---|---|---|---|
| ADV-HOD-01 | Hà | Trưởng phòng Quảng cáo | Toàn phòng | Toàn bộ |
| ADV-TL-01 | Lực | Trưởng nhóm | Nhóm 1 | Toàn bộ trong nhóm |
| ADV-TL-02 | Thiện | Trưởng nhóm | Nhóm 2 | Toàn bộ trong nhóm |
| ADV-TL-03 | An | Trưởng nhóm | Nhóm 3 | Toàn bộ trong nhóm |
| MB-001 | Bùi Thị Thảo | Chuyên viên quảng cáo | Nhóm 1 — Lực | Cafe đặc sản |
| MB-002 | Lê Văn Đạt | Chuyên viên quảng cáo | Nhóm 1 — Lực | Cafe đặc sản |
| MB-003 | Nguyễn Huy Dũng | Chuyên viên quảng cáo | Nhóm 1 — Lực | Cafe đặc sản |
| MB-004 | Bùi Mạnh Hùng | Chuyên viên quảng cáo | Nhóm 1 — Lực | Cafe đặc sản |
| MB-005 | Phạm Quang Huy | Chuyên viên quảng cáo | Nhóm 1 — Lực | Cafe đặc sản |
| MB-006 | Hoàng Thúy Hường | Chuyên viên quảng cáo | Nhóm 1 — Lực | Cafe đặc sản |
| MB-007 | Nguyễn Ngọc Phước | Chuyên viên quảng cáo | Nhóm 1 — Lực | Cafe đặc sản |
| MB-008 | Vũ Đình Hải | Chuyên viên quảng cáo | Nhóm 2 — Thiện | Cafe đặc sản |
| MB-009 | Nguyễn Xuân Hiếu | Chuyên viên quảng cáo | Nhóm 3 — An | Cafe đặc sản |
Thuật ngữ dùng trong tài liệu 14 từ
| Từ | Nghĩa trong văn bản này |
|---|---|
| Nhóm | Đơn vị do một trưởng nhóm phụ trách. Phòng có 3 nhóm: Lực, Thiện, An |
| Dòng sản phẩm | Cafe đặc sản, cacao, cafe 02 |
| Định biên | Suất ngân sách giao cho một người. Một suất chuẩn là 600tr một tháng, tức 20tr một ngày |
| Quỹ lương | Tổng chi phí công ty trả cho một vị trí, gồm lương cứng và thưởng |
| Chiến dịch | Một campaign trên Ads Manager. Trong nội bộ thường gọi tắt là chiến dịch hoặc camp |
| Tệp | Nhóm đối tượng khách hàng nhắm tới khi chạy quảng cáo |
| Creative | Ảnh, video và câu chữ dùng trong quảng cáo |
| Offer | Gói bán: lẻ, combo, hoặc sỉ |
| BM | Business Manager, tài khoản quản trị chứa fanpage, pixel và tài khoản quảng cáo |
| Pixel | Đoạn mã gắn trên landing page để đo hành vi khách và dạy máy tìm khách |
| CPM | Chi phí cho mỗi 1.000 lượt hiển thị. CPM tăng nghĩa là đang phải trả đắt hơn để tiếp cận |
| ROAS | Doanh thu chia ngân sách. ROAS 2,2 nghĩa là bỏ 1 đồng thu về 2,2 đồng |
| Lượt đăng ký mới | Khách để lại thông tin và chưa mua hàng trong 30 ngày gần nhất |
| Scale | Tăng ngân sách cho chiến dịch đang chạy tốt |
Cơ cấu tổ chức
Đường liền thể hiện quan hệ báo cáo trực tiếp. Mỗi nhóm vận hành một fanpage, một BM, một pixel và một landing page riêng.
- Cafe đặc sản7 người
- MB-001Bùi Thị Thảo
- MB-002Lê Văn Đạt
- MB-003Nguyễn Huy Dũng
- MB-004Bùi Mạnh Hùng
- MB-005Phạm Quang Huy
- MB-006Hoàng Thúy Hường
- MB-007Nguyễn Ngọc Phước
- CacaoCòn trống
Chờ bổ sung
- Cafe 02Còn trống
Chờ bổ sung
- Cafe đặc sản1 người
- MB-008Vũ Đình Hải
- CacaoCòn trống
Chờ bổ sung
- Cafe 02Còn trống
Chờ bổ sung
- Cafe đặc sản1 người
- MB-009Nguyễn Xuân Hiếu
- CacaoCòn trống
Chờ bổ sung
- Cafe 02Còn trống
Chờ bổ sung
1. Bảng quân số
| Dòng sản phẩm | Lực | Thiện | An | Đã có | Còn trống |
|---|---|---|---|---|---|
| Cafe đặc sản | 7 | 1 | 1 | 9 | 0 |
| Cacao | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 |
| Cafe 02 | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 |
| Trưởng nhóm | 1 | 1 | 1 | 3 | 0 |
| Trưởng phòng | — | — | — | 1 | 0 |
| Tổng | 8 | 2 | 2 | 13 | 6 |
Nhóm Lực
Nhóm duy nhất đã được giao ngân sách. Đang gánh phần lớn hoạt động của phòng.
1. Nhân sự
| Mã | Họ và tên | Chức danh | Dòng phụ trách hiện tại |
|---|---|---|---|
| ADV-TL-01 | Lực | Trưởng nhóm | Toàn nhóm |
| MB-001 | Bùi Thị Thảo | Chuyên viên quảng cáo | Cafe đặc sản |
| MB-002 | Lê Văn Đạt | Chuyên viên quảng cáo | Cafe đặc sản |
| MB-003 | Nguyễn Huy Dũng | Chuyên viên quảng cáo | Cafe đặc sản |
| MB-004 | Bùi Mạnh Hùng | Chuyên viên quảng cáo | Cafe đặc sản |
| MB-005 | Phạm Quang Huy | Chuyên viên quảng cáo | Cafe đặc sản |
| MB-006 | Hoàng Thúy Hường | Chuyên viên quảng cáo | Cafe đặc sản |
| MB-007 | Nguyễn Ngọc Phước | Chuyên viên quảng cáo | Cafe đặc sản |
2. Ngân sách và bố trí người
| Dòng sản phẩm | Ngân sách/ngày | Ngân sách/tháng | Suất định biên | Đang có | Đề xuất |
|---|---|---|---|---|---|
| Cafe đặc sản | 100 tr | 3,00 tỷ | 5,0 | 7 | 5 |
| Cacao | 50 tr | 1,50 tỷ | 2,5 | 0 | 2 |
| Cafe 02 | — | — | — | 0 | 0 |
| Tổng | 150 tr | 4,50 tỷ | 7,5 | 7 | 7 |
7 người chia trên 100tr là 14,3tr mỗi người mỗi ngày, dưới bậc chuẩn 20tr. Trong khi đó cacao có 50tr mỗi ngày nhưng chưa ai chạy. Chuyển 2 người sang cacao thì cả hai dòng đều về đúng chuẩn định biên. Nên chọn 2 người có kết quả tốt nhất, vì mở dòng mới khó hơn giữ dòng đang chạy.
3. Chỉ tiêu nhóm
| Chỉ tiêu | Mục tiêu | Trọng số | Khả năng đạt |
|---|---|---|---|
| Tổng ngân sách chạy | 4,50 tỷ | 40% | Bằng đúng ngân sách được giao cho nhóm |
| Chi phí mỗi lượt đăng ký mới | 230.000 | 30% | Phụ thuộc kết quả chạy |
| ROAS | 2,2 | 20% | Phụ thuộc kết quả chạy |
| Tỷ lệ nhân viên đạt KPI | 80% | 10% | Cần ít nhất 6 trong 7 người đạt |
4. Gói thu nhập của trưởng nhóm Lực
| Phần | Khoản | Mức | Điều kiện |
|---|---|---|---|
| Cố định | Lương cứng | 15 tr | Cố định theo vai trò trưởng nhóm |
| Phụ cấp quản lý thêm team cacao | 5 tr | Cộng thẳng vào lương cứng, tổng lương cứng 20tr | |
| Thưởng quản lý team | 0,2% | Nhân doanh số toàn team Lực quản lý. Không xét điều kiện, không xét bậc | |
| Biến động | Thưởng KPI | 3 tr hoặc 6 tr | Điểm KPI 90–100% được 3tr, trên 100% được 6tr |
| Thưởng doanh số theo chính sách | 0 – 1,0% | Khoán tháng 11,25 tỷ. Phải đạt trên 85% khoán, nhưng thực tế phải từ 88,9% mới bắt đầu có hệ số |
Cách tính chi tiết kèm ví dụ bằng số ở tab Chính sách theo vị trí.
5. Việc cần làm
| TT | Việc | Hạn | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| 1 | Chọn và chuyển 2 người sang dòng cacao | Trước 01/09/2026 | Chưa làm |
| 2 | Lập bộ tài sản dự phòng: BM, page, tài khoản, pixel | Trước 01/09/2026 | Chưa làm |
| 3 | Cân lại ngân sách giữa 7 người để tránh chênh lệch thu nhập | Trước 01/09/2026 | Chưa làm |
| 4 | Đề xuất ngân sách cho dòng cafe 02 | Chưa có hạn | Chưa làm |
Nhóm Thiện
Chưa được giao ngân sách. Hiện có 1 chuyên viên, chưa đủ để vận hành như một nhóm độc lập.
1. Nhân sự
| Mã | Họ và tên | Chức danh | Dòng phụ trách hiện tại |
|---|---|---|---|
| ADV-TL-02 | Thiện | Trưởng nhóm | Toàn nhóm |
| MB-008 | Vũ Đình Hải | Chuyên viên quảng cáo | Cafe đặc sản |
2. Ngân sách chưa được giao
| Dòng sản phẩm | Ngân sách/ngày | Người phụ trách | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| Cafe đặc sản | 1 | Chờ giao ngân sách | |
| Cacao | 0 | Chưa có người | |
| Cafe 02 | 0 | Chưa có người |
3. Khoảng cách tới chỉ tiêu trưởng nhóm
| Chỉ tiêu | Mục tiêu | Khả năng hiện tại | Thiếu |
|---|---|---|---|
| Tổng ngân sách chạy tháng | Bằng mức được giao | Chưa giao | — |
| Số suất định biên hiện có | — | 1,0 | — |
Từ bản này, chỉ tiêu ngân sách của trưởng nhóm bằng đúng ngân sách giao cho nhóm, không dùng chung mức 4,55 tỷ nữa. Nhờ vậy nhóm nhỏ không còn trượt KPI chỉ vì quy mô. Nhưng quy mô vẫn quyết định thu nhập: thưởng doanh số tính theo phần trăm doanh thu, nên nhóm 1 người có thưởng rất nhỏ so với nhóm 7 người. Ba hướng ở dưới vẫn cần chọn.
| TT | Hướng xử lý | Nội dung |
|---|---|---|
| 1 | Bổ sung người | Tuyển hoặc điều chuyển thêm 5 đến 6 chuyên viên, giao ngân sách tương ứng để nhóm chạy được như nhóm Lực |
| 2 | Đặt chỉ tiêu riêng | Giữ quy mô nhỏ, đặt chỉ tiêu ngân sách theo đúng quân số thực tế thay vì dùng chung mức 4,55 tỷ |
| 3 | Sáp nhập tạm | Ghép vào nhóm Lực trong 1 đến 2 quý, Thiện giữ vai trò phụ trách một dòng sản phẩm cho tới khi đủ quân số tách ra |
Nhóm An
Chưa được giao ngân sách. Hiện có 1 chuyên viên, chưa đủ để vận hành như một nhóm độc lập.
1. Nhân sự
| Mã | Họ và tên | Chức danh | Dòng phụ trách hiện tại |
|---|---|---|---|
| ADV-TL-03 | An | Trưởng nhóm | Toàn nhóm |
| MB-009 | Nguyễn Xuân Hiếu | Chuyên viên quảng cáo | Cafe đặc sản |
2. Ngân sách chưa được giao
| Dòng sản phẩm | Ngân sách/ngày | Người phụ trách | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| Cafe đặc sản | 1 | Chờ giao ngân sách | |
| Cacao | 0 | Chưa có người | |
| Cafe 02 | 0 | Chưa có người |
3. Khoảng cách tới chỉ tiêu trưởng nhóm
| Chỉ tiêu | Mục tiêu | Khả năng hiện tại | Thiếu |
|---|---|---|---|
| Tổng ngân sách chạy tháng | Bằng mức được giao | Chưa giao | — |
| Số suất định biên hiện có | — | 1,0 | — |
Từ bản này, chỉ tiêu ngân sách của trưởng nhóm bằng đúng ngân sách giao cho nhóm, không dùng chung mức 4,55 tỷ nữa. Nhờ vậy nhóm nhỏ không còn trượt KPI chỉ vì quy mô. Nhưng quy mô vẫn quyết định thu nhập: thưởng doanh số tính theo phần trăm doanh thu, nên nhóm 1 người có thưởng rất nhỏ so với nhóm 7 người. Ba hướng ở dưới vẫn cần chọn.
| TT | Hướng xử lý | Nội dung |
|---|---|---|
| 1 | Bổ sung người | Tuyển hoặc điều chuyển thêm 5 đến 6 chuyên viên, giao ngân sách tương ứng để nhóm chạy được như nhóm Lực |
| 2 | Đặt chỉ tiêu riêng | Giữ quy mô nhỏ, đặt chỉ tiêu ngân sách theo đúng quân số thực tế thay vì dùng chung mức 4,55 tỷ |
| 3 | Sáp nhập tạm | Ghép vào nhóm Lực trong 1 đến 2 quý, An giữ vai trò phụ trách một dòng sản phẩm cho tới khi đủ quân số tách ra |
Mô tả công việc
Mỗi vị trí có nhiệm vụ, quyền hạn và một con số phải chịu. Cấp trên không báo cáo thay cấp dưới.
Mục đích vị trí
- Giữ CPO toàn phòng trong ngưỡng ở mức ngân sách được giao, và chia nguồn lực giữa 3 nhóm sao cho ra nhiều đơn nhất.
Nhiệm vụ chính
- Phân bổ ngân sách giữa 3 nhóm theo tuần, dựa trên CPO và ROAS tuần trước.
- Duyệt offer, giá bán, chương trình khuyến mãi trước khi nhóm triển khai.
- Theo dõi CPM toàn phòng hằng ngày để phát hiện các nhóm đè giá lẫn nhau.
- Duyệt mở tài khoản quảng cáo, fanpage, pixel mới; quản lý hạn mức chi tiêu.
- Chủ trì họp phòng hằng tuần, chốt số và ra quyết định cắt hoặc scale.
- Tuyển dụng, đánh giá và phát triển đội ngũ trưởng nhóm.
Quyền hạn
- Quyết định tăng, giảm hoặc dừng ngân sách của bất kỳ nhóm nào.
- Đề xuất điều chuyển nhân sự giữa các nhóm.
- Phê duyệt hoặc từ chối đề xuất chi vượt hạn mức của trưởng nhóm.
Mục đích vị trí
- Đưa nhóm về CPO mục tiêu và đào tạo chuyên viên trong nhóm chạy được độc lập.
Nhiệm vụ chính
- Là buyer chính của nhóm, trực tiếp chạy các chiến dịch trọng yếu.
- Duyệt ngân sách ngày cho từng chuyên viên trong nhóm.
- Quyết định cắt chiến dịch lỗ và scale chiến dịch lãi theo ngưỡng đã thống nhất.
- Duyệt creative và landing page trước khi lên chiến dịch.
- Kèm nghề chuyên viên mới, ít nhất 1 buổi review tài khoản mỗi tuần cho mỗi người.
- Chủ trì họp nhóm 15 phút mỗi sáng, báo số lên trưởng phòng.
- Giữ tài sản của nhóm an toàn: không chia sẻ tài khoản, không đăng nhập chéo nhóm.
Quyền hạn
- Phân bổ ngân sách nội bộ nhóm trong hạn mức được giao.
- Dừng chiến dịch của bất kỳ chuyên viên nào trong nhóm khi vượt ngưỡng lỗ.
- Đề xuất tăng ngân sách nhóm lên trưởng phòng kèm số liệu chứng minh.
Yêu cầu năng lực
- Đã tự chạy và scale được tài khoản Facebook Ads ở mức ngân sách tương đương nhóm mình quản.
- Đọc được báo cáo theo tệp, theo creative, theo vị trí hiển thị và ra quyết định từ đó.
- Viết được brief creative đủ rõ để chuyên viên và editor thực thi không cần hỏi lại.
Mục đích vị trí
- Đưa dòng được giao về CPO mục tiêu, và liên tục ra chiến dịch mới thay chiến dịch đang xuống.
Nhiệm vụ chính
- Lên và tối ưu chiến dịch cho đúng dòng sản phẩm được phân công.
- Kiểm tra chỉ số 3 lần/ngày: sáng, đầu giờ chiều, cuối ngày.
- Đề xuất cắt hay scale phải kèm số, không nói cảm tính.
- Viết brief creative và làm việc với editor để ra biến thể mới.
- Cập nhật báo cáo ngày trước giờ chốt, không để trưởng nhóm phải đi đòi.
- Ghi lại kết quả mỗi lần test tệp hoặc creative vào file chung của nhóm.
Quyền hạn
- Tự quyết trong hạn mức ngân sách ngày được trưởng nhóm giao.
- Đề xuất tệp, offer và creative mới để trưởng nhóm duyệt.
Yêu cầu năng lực
- Thành thạo Ads Manager, nắm cấu trúc chiến dịchaign, ad set, ad.
- Đọc được CPM, CTR, tỷ lệ chuyển đổi và biết sửa chỉ số nào trước.
- Trung thực về số liệu. Báo cáo sai lệch xử lý theo mục Chính sách vận hành.
Chính sách theo vị trí
Mỗi vị trí một trang. Tất cả những gì một người ở vị trí đó cần biết về tiền, chỉ tiêu và điều kiện đều nằm trong khối của mình.
Phần cố định — nhận hằng tháng
| Khoản | Mức | Cách tính |
|---|---|---|
| Lương cứng | 10tr/tháng | Mức tạm thời, áp bằng nhau cho mọi chuyên viên, không phụ thuộc ngân sách được giao |
| Phụ cấp kiêm dòng | 4tr mỗi dòng | Cộng thẳng vào lương cứng khi phụ trách thêm dòng ngoài dòng chính, tối đa 2 dòng |
Phần biến động — phụ thuộc kết quả tháng
| Khoản | Mức | Điều kiện chính xác |
|---|---|---|
| Thưởng KPI | 0 / 1tr / 3tr | Điểm KPI dưới 90% không có, 90–100% được 1tr, trên 100% được 3tr. Phải tiêu trên 80% ngân sách mới được chấm |
| Thưởng doanh số | 0 / 0,5% / 1,0% / 2,0% | Nhân doanh thu khách mới do mình tạo ra. Hệ số theo mức đạt khoán, xem bảng ngay dưới |
| Đạt khoán | ROAS | Hệ số | Doanh thu khoán của 1 suất 600tr |
|---|---|---|---|
| Dưới 88,9% | dưới 2,22 | 0% | Dưới 1,333 tỷ |
| 88,9% – 100% | 2,22 – 2,50 | 0,5% | 1,333 – 1,500 tỷ |
| 100% – 114,3% | 2,50 – 2,86 | 1,0% | 1,500 – 1,714 tỷ |
| Trên 114,3% | trên 2,86 | 2,0% | Trên 1,714 tỷ |
Khoán của một suất bằng 2,5 lần ngân sách được giao. Giao 600tr thì khoán 1,50 tỷ, giao 750tr thì khoán 1,875 tỷ.
Chỉ tiêu phải đạt
| Chỉ tiêu | Mục tiêu | Trọng số |
|---|---|---|
| Chi phí mỗi lượt đăng ký mới | 230.000 | 40% |
| Tổng ngân sách chạy | 650tr | 40% |
| ROAS | 2,2 | 20% |
Điều kiện tăng và giảm
- Lên bậc: đạt KPI 2 tháng liên tiếp thì được nâng định biên lên 40tr/ngày, quỹ lương lên 24tr.
- Xuống bậc: không đạt KPI 2 tháng liên tiếp thì hạ 1 bậc định biên, quỹ lương hạ theo.
- Sàn giữ suất: chạy dưới 600tr một tháng thì không giữ được suất định biên.
- Không chấm KPI: tiêu dưới 80% ngân sách được giao thì không đủ điều kiện chấm.
- Nghỉ việc: không đạt KPI 2 tháng liên tiếp thì đưa vào diện xem xét cho nghỉ.
Mất thưởng khi
- Chạy sai offer được phân công.
- Ngân sách thực chi dưới 80% hạn mức.
- Báo cáo số liệu sai lệch có chủ đích. Trường hợp này hủy toàn bộ thưởng của kỳ.
Việc hằng ngày
- Kiểm tra chỉ số 3 lần: sáng, đầu giờ chiều, cuối ngày.
- Cập nhật báo cáo ngày trước giờ chốt.
- Họp nhóm 15 phút mỗi sáng.
- Ghi lại kết quả mỗi lần test vào file chung của nhóm.
Phần cố định — nhận hằng tháng, không xét điều kiện
| Khoản | Mức | Cách tính |
|---|---|---|
| Lương cứng | 15tr/tháng | Mức cố định cho vai trò trưởng nhóm |
| Phụ cấp quản lý thêm team | 3tr hoặc 5tr | Cộng thẳng vào lương cứng. Team nhận thêm 1–2 người được 3tr, từ 3 người được 5tr. Tối đa 1 team |
| Thưởng quản lý team | 0,2% | Nhân doanh số toàn team mình quản. Không xét bậc, không xét ngưỡng khoán |
| Phụ cấp kiêm dòng | 7,5tr mỗi dòng | Khi trực tiếp phụ trách thêm dòng ngoài dòng chính, tối đa 2 dòng |
Phần biến động — phụ thuộc kết quả tháng
| Khoản | Mức | Điều kiện chính xác |
|---|---|---|
| Thưởng KPI | 0 / 3tr / 6tr | Điểm KPI dưới 90% không có, 90–100% được 3tr, trên 100% được 6tr. Phải tiêu trên 80% ngân sách mới được chấm |
| Thưởng doanh số | 0 / 0,2% / 0,5% / 1,0% | Phải đạt trên 85% khoán mới được xét, và thực tế phải từ 88,9% mới có hệ số. Nhân doanh thu khách mới toàn team |
| Đạt khoán | ROAS | Hệ số | Doanh thu của nhóm Lực, khoán 11,25 tỷ |
|---|---|---|---|
| Dưới 88,9% | dưới 2,22 | 0% | Dưới 10,00 tỷ |
| 88,9% – 100% | 2,22 – 2,50 | 0,2% | 10,00 – 11,25 tỷ |
| 100% – 114,3% | 2,50 – 2,86 | 0,5% | 11,25 – 12,86 tỷ |
| Trên 114,3% | trên 2,86 | 1,0% | Trên 12,86 tỷ |
Chỉ tiêu phải đạt
| Chỉ tiêu | Mục tiêu | Trọng số |
|---|---|---|
| Tổng ngân sách chạy toàn team | 4,55 tỷ | 40% |
| Chi phí mỗi lượt đăng ký mới toàn team | 230.000 | 30% |
| ROAS toàn team | 2,2 | 20% |
| Tỷ lệ nhân viên đạt KPI | 80% | 10% |
Quyền được dùng
- Phân bổ ngân sách trong nhóm, trong hạn mức được giao.
- Dừng chiến dịch của bất kỳ chuyên viên nào khi vượt ngưỡng lỗ.
- Duyệt creative và landing page trước khi lên chiến dịch.
- Đề xuất tăng ngân sách, kèm số liệu chứng minh.
Không có quyền
- Tuyển hoặc cho nghỉ nhân sự. Chỉ được đề xuất lên trưởng phòng.
- Vượt hạn mức ngân sách tháng đã duyệt.
- Liên hệ trực tiếp kế toán về nạp tiền. Việc này qua trưởng phòng.
- Mở tài khoản quảng cáo, fanpage hoặc pixel mới khi chưa được duyệt.
Điều kiện tăng và giảm
- Lên bậc: đạt KPI 2 tháng liên tiếp thì nâng định biên, quỹ lương lên 30tr ở bậc nâng cao.
- Xuống bậc: không đạt KPI 2 tháng liên tiếp thì hạ 1 bậc.
- Dừng phụ cấp: team nhận thêm không đạt KPI 2 tháng liên tiếp thì dừng phụ cấp quản thêm team.
Tiền
| Khoản | Mức | Cách tính |
|---|---|---|
| Lương cứng | 60tr/tháng | Mức cố định cho vai trò trưởng phòng, không gắn với ngân sách |
| Thưởng | Gắn với kết quả toàn phòng. Chưa chốt cơ chế và mức |
Chịu trách nhiệm về
- Chi phí mỗi lượt đăng ký mới của toàn phòng.
- Tổng đơn hàng và tỷ trọng doanh thu theo dòng sản phẩm.
- Ngân sách tháng, không để vượt trần đã duyệt.
- Tỷ lệ trưởng nhóm đạt chỉ tiêu.
Quyền được dùng
- Tăng, giảm hoặc dừng ngân sách của bất kỳ nhóm nào.
- Duyệt offer, giá bán và chương trình khuyến mãi.
- Duyệt nâng và hạ bậc định biên của từng người.
- Duyệt mở tài khoản quảng cáo, fanpage, pixel mới.
- Đề xuất điều chuyển nhân sự giữa các nhóm.
Việc theo lịch cố định
| Thời điểm | Việc |
|---|---|
| Hằng ngày | Theo dõi CPM toàn phòng để phát hiện các nhóm đè giá lẫn nhau |
| Thứ hai hằng tuần | Họp phòng, chốt số 3 nhóm, phân ngân sách tuần mới |
| Trước 2 ngày so với ngày cần tiền | Gộp nhu cầu nạp tiền 3 nhóm, gửi kế toán một lần |
| Ngày 1–5 hàng tháng | Chốt số tháng trước, chấm KPI từng người, lập danh sách thưởng |
| Ngày 5 hàng tháng | Đối soát chi tiêu với kế toán, ba nguồn số liệu |
| Trước ngày 9 hàng tháng | Trình Phó Tổng giám đốc duyệt, gửi danh sách đã duyệt về Nhân sự |
| Mỗi quý | Diễn tập chuyển sang bộ tài sản dự phòng |
4. Quy tắc quỹ lương của trưởng nhóm
Trưởng nhóm hưởng 15tr một tháng cho vai trò quản lý nhóm. Con số này không nhân lên theo tổng ngân sách của nhóm. Nếu trưởng nhóm trực tiếp cầm một phần ngân sách như một buyer thì phần đó được tính thêm theo tỷ lệ chuẩn, và phải ghi rõ trong bảng phân bổ ngân sách của nhóm.
5. Ví dụ tính thu nhập — trưởng nhóm Lực
Số giả định cho một tháng, dùng để minh họa cách tính. Không phải kết quả thật.
| Dữ liệu tháng | Giá trị | Ghi chú |
|---|---|---|
| Ngân sách được giao | 4,50 tỷ | Cafe đặc sản 3,00 tỷ, cacao 1,50 tỷ. Đây cũng là chỉ tiêu ngân sách của nhóm |
| Ngân sách thực chi | 4,45 tỷ | Đạt 98,9%, trên ngưỡng 80% nên đủ điều kiện chấm KPI |
| Lượt đăng ký mới | 20.000 | Khách chưa mua trong 30 ngày gần nhất |
| Chi phí mỗi lượt đăng ký | 222.500 | Thấp hơn mục tiêu 230.000 |
| Doanh thu từ khách mới | 10,20 tỷ | Cơ sở tính thưởng doanh số |
| ROAS | 2,29 | 10,20 chia 4,45 |
| Chi phí trên doanh số | 43,6% | Rơi vào bậc từ 40% đến dưới 45% |
| Nhân viên đạt KPI | 6 / 7 | Tỷ lệ 86%, trên mục tiêu 80% |
| Doanh số khoán tháng | 11,25 tỷ | Ngân sách 4,50 tỷ nhân hệ số khoán 2,5 |
| Mức đạt khoán | 90,7% | 10,20 chia 11,25. Trên ngưỡng 85% và trên mốc 88,9% nên có thưởng |
Bước 1 — Chấm điểm KPI
| Chỉ tiêu | Mục tiêu | Thực tế | Đạt | Trọng số | Điểm có hệ số |
|---|---|---|---|---|---|
| Tổng ngân sách chạy | 4,50 tỷ | 4,45 tỷ | 98,9% | 40% | 39,56 |
| Chi phí mỗi lượt đăng ký | 230.000 | 222.500 | 103,4% | 30% | 31,02 |
| ROAS | 2,2 | 2,29 | 104,1% | 20% | 20,82 |
| Tỷ lệ nhân viên đạt KPI | 80% | 86% | 107,5% | 10% | 10,75 |
| Điểm KPI | 100% | 102,2% |
Điểm KPI 102,2% nằm trên mốc 100%, xếp loại Vượt. Với chỉ tiêu chi phí, càng thấp càng tốt nên mức đạt tính bằng mục tiêu chia thực tế.
Bước 2 — Cộng các khoản
| Phần | Khoản | Số tiền | Cách ra con số này |
|---|---|---|---|
| Cố định | Lương cứng | 15.000.000 | Mức cố định của trưởng nhóm |
| Phụ cấp quản lý thêm team cacao | 5.000.000 | Cộng thẳng vào lương cứng, thành 20tr | |
| Thưởng quản lý team | 20.400.000 | 0,2% nhân doanh số toàn team 10,20 tỷ. Không xét điều kiện | |
| Cộng phần cố định | 40.400.000 | ||
| Biến động | Thưởng KPI | 6.000.000 | Điểm KPI 102,2%, trên 100% nên xếp loại Vượt |
| Thưởng doanh số | 20.400.000 | Đạt 90,7% khoán, nằm trong bậc 88,9–100% nên hệ số 0,2%, nhân 10,20 tỷ | |
| Cộng phần biến động | 26.400.000 | ||
| Tổng | Thu nhập trước thuế | 66.800.000 |
Phần cố định 40,4tr chiếm 60% thu nhập, phần biến động 26,4tr chiếm 40%. Tổng chi phí cho vị trí này bằng 1,50% ngân sách quảng cáo của nhóm.
6. Hai chuyên viên dưới quyền Lực, cùng tháng đó
Cùng mức hiệu quả ROAS 2,29, chỉ khác ngân sách được giao. Cho thấy ngân sách giao ảnh hưởng thế nào tới thu nhập.
| Dữ liệu | Cafe đặc sản | Cacao | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Ngân sách được giao | 600 tr | 750 tr | 3,00 tỷ chia 5 người và 1,50 tỷ chia 2 người |
| Doanh số khoán | 1,500 tỷ | 1,875 tỷ | Ngân sách nhân 2,5 |
| Doanh thu khách mới | 1,374 tỷ | 1,718 tỷ | Ngân sách nhân ROAS 2,29 |
| Mức đạt khoán | 91,6% | 91,6% | Cùng bậc hệ số 0,5% |
| Khoản | Cafe đặc sản | Cacao | Cách tính |
|---|---|---|---|
| Lương cứng | 10.000.000 | 10.000.000 | Mức tạm thời, áp bằng nhau cho mọi chuyên viên |
| Thưởng KPI | 3.000.000 | 3.000.000 | Cả hai đạt điểm KPI 102,2%, xếp loại Vượt. Chỉ tiêu ngân sách của mỗi người bằng đúng mức được giao nên không ai bị thiệt vì quy mô |
| Thưởng doanh số | 6.870.000 | 8.590.000 | Hệ số 0,5% nhân doanh thu khách mới |
| Tổng trước thuế | 19.870.000 | 21.590.000 |
Cả hai nay cùng xếp loại Vượt vì chỉ tiêu ngân sách của mỗi người bằng đúng mức được giao. Với mức lương cứng tạm thời 10tr áp bằng nhau, phần chênh còn lại chỉ đến từ thưởng doanh số, khoản này tỷ lệ thuận với doanh thu mỗi người tạo ra. Người cầm 750tr chịu trách nhiệm nhiều hơn người cầm 600tr nên chênh này là hợp lý.
7. Thu nhập thay đổi thế nào theo ROAS
Vẫn trưởng nhóm Lực, ngân sách thực chi 4,45 tỷ, chỉ thay đổi mức ROAS. Bảng này giả định nhóm đã đạt trên 85% doanh số khoán. Cột thưởng gộp cả 0,2% quản lý team và phần theo bậc chính sách. Nếu chưa đạt ngưỡng 85% thì mất phần theo bậc, chỉ còn phần 0,2% quản lý team.
| ROAS | Chi phí/doanh số | Hệ số | Doanh thu khách mới | Tổng 2 khoản thưởng doanh số | Tổng thu nhập |
|---|---|---|---|---|---|
| 2,15 | 46,5% | 0% | 9,57 tỷ | 19,1 tr | 45,1 tr |
| 2,29 | 43,6% | 0,2% | 10,20 tỷ | 40,8 tr | 66,8 tr |
| 2,55 | 39,2% | 0,5% | 11,35 tỷ | 79,5 tr | 105,5 tr |
| 2,90 | 34,5% | 1,0% | 12,91 tỷ | 154,9 tr | 180,9 tr |
ROAS 2,15 và ROAS 2,29 chỉ cách nhau 6%, nhưng thu nhập chênh gấp đôi vì rơi khác bậc. Từ 2,29 lên 2,90 thì thu nhập tăng hơn ba lần. Thưởng doanh số đang là khoản lớn nhất trong thu nhập, lớn hơn cả quỹ lương và thưởng KPI cộng lại, và nó nhảy bậc chứ không tăng dần. Hai hệ quả cần lường trước: người sát mốc sẽ chịu sức ép rất lớn vào cuối kỳ, và quỹ thưởng của công ty biến động mạnh giữa các tháng. Nếu muốn êm hơn thì chuyển sang tính lũy tiến theo từng phần doanh thu thay vì áp một hệ số cho toàn bộ.
Muốn có thưởng doanh số, trưởng nhóm phải qua cả hai: nhóm đạt trên 85% doanh số khoán, và tỷ lệ chi phí trên doanh số dưới 45%. Trượt một trong hai là mất trắng khoản lớn nhất trong thu nhập. Ngưỡng 85% cũng cao hơn mức 80% của chuyên viên, nên sẽ có tháng cả nhóm có thưởng còn trưởng nhóm thì không. Đây là chủ ý nếu muốn siết trách nhiệm người đứng đầu, nhưng cần nói rõ với trưởng nhóm từ đầu để tránh hiểu nhầm khi chi lương.
Cả hai ngưỡng 80% và 85% đều tính trên doanh số khoán, nhưng con số khoán chưa xuất hiện ở bất kỳ đâu trong văn bản này hay trong bản mục tiêu công việc. Không có nó thì không ai kiểm tra được điều kiện, và cơ chế thưởng doanh số chưa vận hành được. Cần ban giám đốc giao mức khoán theo tháng cho từng nhóm trước 01/09.
Thứ nhất, cách chấm điểm cho chỉ tiêu càng thấp càng tốt chưa được ghi rõ. Ví dụ trên dùng mục tiêu chia thực tế, cần xác nhận đúng ý. Thứ hai, chưa rõ điểm từng chỉ tiêu có bị chặn trần ở 100% hay không. Nếu có chặn trần thì điểm KPI trong ví dụ trên chỉ còn 97,8 nhân 0,4 cộng 100 nhân 0,6, tức 99,1% và rơi xuống loại Đạt, thưởng giảm từ 6tr xuống 3tr.
Chỉ tiêu KPI
Bộ chỉ số theo bản mục tiêu công việc của khối Marketing, hiệu lực từ 01/09/2026.
1. KPI chuyên viên FB Ads
| STT | Tiêu chí | ĐVT | Mục tiêu | Tỷ trọng | Diễn giải |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Chi phí/lượt hoàn tất đăng ký mới | đồng | 230.000 | 40% | Lượt hoàn tất đăng ký mới tính theo khách chưa mua hàng sau 30 ngày kể từ lần gần nhất |
| 2 | Tổng ngân sách chạy | đồng | Bằng mức được giao | 40% | Mỗi người một mục tiêu riêng, bằng đúng ngân sách trưởng nhóm giao cho mình trong tháng |
| 3 | ROAS | lần | 2,2 | 20% | Doanh thu chia tổng ngân sách chạy |
| Tổng trọng số | 100% |
2. KPI trưởng nhóm FB Ads
| STT | Tiêu chí | ĐVT | Mục tiêu | Tỷ trọng | Diễn giải |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tổng ngân sách chạy toàn team | đồng | Bằng mức được giao | 40% | Bằng đúng ngân sách tháng giao cho nhóm. Nhóm Lực hiện là 4,50 tỷ |
| 2 | Chi phí/lượt hoàn tất đăng ký mới toàn team | đồng | 230.000 | 30% | Cùng cách tính như KPI chuyên viên, cộng gộp cả team |
| 3 | ROAS tổng toàn team | lần | 2,2 | 20% | Doanh thu team chia tổng ngân sách team |
| 4 | Tỷ lệ nhân viên đạt KPI | % | 80% | 10% | Số nhân viên trong team đạt KPI chia tổng quân số team |
| Tổng trọng số | 100% |
Bản gốc đặt cứng 650tr cho chuyên viên và 4,55 tỷ cho trưởng nhóm. Cách đó gây hai lỗi: người được giao ít hơn mức đó không bao giờ đạt nổi 100% ở chỉ tiêu chiếm 40% trọng số, và nhóm nhỏ như Thiện hay An trượt KPI ngay từ tháng đầu dù làm đúng. Nay chỉ tiêu ngân sách của mỗi người bằng đúng mức được giao, nên đo được năng lực chạy thay vì đo quy mô ngân sách. Ba chỉ tiêu còn lại giữ nguyên mức chung cho toàn phòng.
3. Thang điểm và mức thưởng KPI
| Mức | Điểm KPI | Chuyên viên | Trưởng nhóm | Xử lý |
|---|---|---|---|---|
| Không đạt | Dưới 90% | 0 | 0 | 2 tháng liên tiếp không đạt thì xem xét cho nghỉ |
| Đạt | 90% – 100% | 1.000.000 | 3.000.000 | Chi cùng kỳ lương |
| Vượt | Trên 100% | 3.000.000 | 6.000.000 | Chi cùng kỳ lương |
Điểm KPI bằng tổng điểm có hệ số chia tổng trọng số. Điều kiện để được chấm KPI là tiêu trên 80% ngân sách được giao.
4. Định biên theo target
| Vị trí | Định biên theo target | Số hiện tại | Thừa/thiếu |
|---|---|---|---|
| Trưởng phòng Quảng cáo | 1,0 | 1,0 | 0 |
| Facebook Ads | 9,0 | 7,0 | −2,0 |
| Tổng | 10,0 | 8,0 | −2,0 |
Định biên team FB Ads tính theo ngân sách quảng cáo trên đầu người, mức tối thiểu 600tr/tháng. Mục tiêu KPI ngân sách của chuyên viên là 650tr/tháng, cao hơn mức tối thiểu. Định biên chỉ được xem xét thay đổi khi target cả phòng thay đổi.
5. Ba điểm lệch cần xử lý trước 01/09/2026
ROAS 2,2 tương đương chi phí trên doanh số bằng 45,5%. Bảng hệ số thưởng cắt ở mốc trên 45% với hệ số 0%. Nghĩa là người làm đúng KPI vẫn rơi vào ô không thưởng. Muốn chạm hệ số thấp nhất phải đạt ROAS từ 2,22; muốn chạm hệ số cao nhất phải đạt ROAS từ 2,86. Cần nâng mục tiêu ROAS lên tối thiểu 2,25 hoặc nới mốc chi phí trên doanh số của bảng thưởng.
Điều kiện được chấm KPI là tiêu trên 80% ngân sách được giao. Với người được giao 600tr thì 80% là 480tr, thấp hơn mức định biên tối thiểu 600tr. Nên đặt sàn cứng: dưới 600tr thì không giữ suất, bất kể tỷ lệ phần trăm.
Bản mục tiêu ghi định biên Facebook Ads là 9 người và hiện có 7. Trên thực tế phòng đang có 9 chuyên viên và 3 trưởng nhóm. Con số 7 khớp với riêng nhóm Lực, và ngân sách team 4,55 tỷ một tháng cũng khớp với 150tr một ngày của nhóm Lực. Cần làm rõ bản mục tiêu này áp cho toàn phòng hay chỉ cho một nhóm.
Định biên và quỹ lương
Thu nhập gồm quỹ lương theo định biên ngân sách, thưởng KPI theo bản mục tiêu công việc, và thưởng doanh số theo chính sách khối Marketing. Phần lương cứng và tỷ lệ chia trong quỹ lương do ban giám đốc chốt.
1. Định biên ngân sách và quỹ lương
Một suất định biên là 600tr ngân sách/tháng, tương đương 20tr/ngày, và đây là mức tối thiểu để giữ suất. Lương cứng hiện áp mức tạm thời: chuyên viên 10tr, trưởng nhóm 15tr, không nhân theo số suất quản lý.
| Vị trí | Định biên/ngày | Ngân sách/tháng | Quỹ lương/tháng | Tỷ lệ trên ngân sách |
|---|---|---|---|---|
| Chuyên viên quảng cáo | 20 tr | 600 tr | 10 tr | 1,67% |
| Trưởng nhóm | 20 tr | 600 tr | 15 tr | 2,50% |
Đây là mức tạm thời. Lương cứng không nhân theo ngân sách được giao, nên người quản 750tr và người quản 600tr nhận lương cứng như nhau. Chênh lệch giữa các cá nhân chuyển hết sang phần thưởng.
2. Ngân sách và quỹ lương theo dòng sản phẩm
Ngân sách giao theo dòng sản phẩm. Số suất định biên bằng ngân sách ngày chia cho 20tr. Tháng tính 30 ngày. Cột đề xuất bố trí là phương án phân người khớp với ngân sách, chưa phải phân công hiện tại.
| Nhóm | Dòng sản phẩm | Ngân sách/ngày | Ngân sách/tháng | Suất định biên | Đề xuất bố trí | Quỹ lương |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lực | Cafe đặc sản | 100 tr | 3,00 tỷ | 4,5 | 5 | 50,0 tr |
| Lực | Cacao | 50 tr | 1,50 tỷ | 2,3 | 2 | 20,0 tr |
| Lực | Cafe 02 | — | — | — | 0 | — |
| Lực | Trưởng nhóm | — | — | — | 1 | 15 tr |
| Tổng nhóm Lực | 150 tr | 4,50 tỷ | 6,8 | 8 | 85,0 tr |
Quỹ lương nhóm Lực bằng 2,33% ngân sách, trong đó phần chuyên viên đúng bằng 2,00%. Hai người phụ trách cacao mỗi người quản 750tr/tháng nên hưởng 15tr. Ngân sách nhóm Thiện và nhóm An chưa được giao.
7 chuyên viên chia trên 100tr là 14,3tr/người/ngày, dưới bậc chuẩn 20tr. Với ngân sách hiện tại, phân công đúng chuẩn là 5 người cho cafe đặc sản và 2 người cho cacao. Nếu giữ nguyên 7 người ở cafe đặc sản thì cacao không có ai chạy, 50tr/ngày nằm im.
3. Ngân sách chưa được giao
| Nhóm | Dòng sản phẩm | Ngân sách/ngày | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| Lực | Cafe 02 | Chưa giao | |
| Thiện | Cả ba dòng | Chưa giao | |
| An | Cả ba dòng | Chưa giao |
4. Bậc định biên
Với mức lương cứng tạm thời, nâng bậc định biên chỉ tăng lượng ngân sách được giao chứ không tăng lương cứng. Phần thưởng theo doanh thu là chỗ ghi nhận việc quản nhiều tiền hơn. Nâng bậc do trưởng phòng duyệt, dựa trên chi phí mỗi lượt đăng ký của 30 ngày gần nhất.
| Bậc | Định biên/ngày | Quỹ lương chuyên viên | Quỹ lương trưởng nhóm | Điều kiện nâng bậc |
|---|---|---|---|---|
| Thử việc | 10 tr | 10 tr | — | 30 ngày đầu |
| Chuẩn | 20 tr | 10 tr | 15 tr | Đạt KPI trong 30 ngày |
| Nâng cao | 40 tr | 10 tr | 15 tr | Đạt KPI 2 tháng liên tiếp ở bậc chuẩn |
| Chủ lực | 60 tr | 10 tr | 15 tr | Đạt KPI 2 tháng liên tiếp ở bậc nâng cao |
5. Phụ cấp kiêm nhiệm dòng sản phẩm
Người phụ trách thêm dòng sản phẩm ngoài dòng chính được cộng phụ cấp kiêm nhiệm vào quỹ lương. Mỗi dòng kiêm thêm tính 1 lần phụ cấp.
| Vị trí | Phụ cấp mỗi dòng kiêm thêm | Kiêm 1 dòng | Kiêm 2 dòng | Tỷ lệ trên quỹ lương gốc |
|---|---|---|---|---|
| Chuyên viên quảng cáo | 4 tr | 16 tr | 20 tr | 33% |
| Trưởng nhóm | 7,5 tr | 22,5 tr | 30 tr | 50% |
6. Phụ cấp quản lý thêm 1 team
Áp dụng cho trưởng nhóm nhận quản lý thêm 1 team ngoài team của mình. Đây là phụ cấp cho phần quản lý người, tách khỏi quỹ lương theo định biên. Ngân sách của team nhận thêm vẫn sinh quỹ lương riêng theo tỷ lệ chuẩn.
| Quy mô team nhận thêm | Phụ cấp/tháng | Điều kiện |
|---|---|---|
| 1–2 người | 3 tr | Team đã có ngân sách và có chiến dịch chạy |
| Từ 3 người trở lên | 5 tr | Team đã có ngân sách và có chiến dịch chạy |
Mỗi trưởng nhóm nhận quản lý thêm tối đa 1 team. Phụ cấp chấm dứt từ kỳ lương kế tiếp khi team đó có trưởng nhóm riêng. Nếu team nhận thêm không đạt KPI 2 tháng liên tiếp thì dừng phụ cấp cho tới khi đạt lại.
7. Phương án phủ kín 6 vị trí trống bằng kiêm nhiệm
Thay cho tuyển mới 6 người. Áp dụng tạm cho tới khi tuyển đủ.
| Nhóm | Cách bố trí | Phụ cấp thêm | Quỹ lương nhóm |
|---|---|---|---|
| Lực | Đã chuyển 2 người sang cacao làm dòng chính; cafe 02 giao một người kiêm khi có ngân sách | 4 tr | 109 tr |
| Thiện | Chuyên viên duy nhất kiêm cả cacao và cafe 02 | 8 tr | Chờ ngân sách |
| An | Chuyên viên duy nhất kiêm cả cacao và cafe 02 | 8 tr | Chờ ngân sách |
Phụ cấp chỉ tính khi dòng kiêm thêm thực sự có chiến dịch chạy và có ngân sách thực chi trong tháng. Ghi tên trên giấy mà không chạy thì không tính. Một người kiêm tối đa 2 dòng ngoài dòng chính. Khi tuyển được người phụ trách riêng cho dòng đó, phụ cấp kiêm nhiệm chấm dứt từ kỳ lương kế tiếp.
Định biên không mặc định được giữ. Người không đạt KPI 2 tháng liên tiếp sẽ bị hạ một bậc định biên, quỹ lương hạ theo. Người thực chi dưới 80% định biên trong tháng thì quỹ lương tính theo mức thực chi, không tính theo định biên được giao.
8. Phân bổ trong quỹ lương
Quỹ lương là tổng chi phí cho một vị trí, gồm lương cứng và thưởng. Tỷ lệ chia để trống cho ban giám đốc chốt.
| Vị trí | Lương cứng | Thưởng hiệu suất | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Chuyên viên | Đề xuất 60% cứng, 40% thưởng | ||
| Trưởng nhóm | Đề xuất 50% cứng, 50% thưởng theo kết quả nhóm | ||
| Trưởng phòng | Gắn với CPO toàn phòng và tổng đơn |
Phần dưới là cơ chế theo bảng hệ số bậc chi phí trên doanh số, cộng thưởng KPI và thưởng quản lý team. Tab Dự phóng đang tính theo cơ chế khoán mới: quỹ thưởng theo bậc hiệu quả riêng từng dòng, hệ số 0,30 đến 1,00% cho chuyên viên và 0,15 đến 0,50% cho trưởng nhóm. Hai cơ chế ra kết quả khác nhau và không áp dụng cùng lúc được. Khi ban giám đốc chốt cơ chế nào thì phần còn lại phải gỡ khỏi văn bản.
9. Thưởng doanh số theo chính sách công ty
Chính sách thưởng KPI khối Marketing, hiệu lực từ 01/09/2026.
| Cách tính khoán | Hệ số | Ví dụ |
|---|---|---|
| Doanh số khoán | 2,5 lần ngân sách | Ngân sách ads 3 tỷ thì khoán doanh số 7,5 tỷ |
| Khoán nhóm Lực | 11,25 tỷ | Ngân sách 4,50 tỷ nhân 2,5 |
| Khoán một suất chuyên viên | 1,50 tỷ | Ngân sách 600tr nhân 2,5 |
| Vị trí | Ngưỡng doanh số khoán | Nếu không đạt ngưỡng |
|---|---|---|
| Chuyên viên quảng cáo | Trên 80% | Không được xét thưởng doanh số trong kỳ |
| Trưởng nhóm | Trên 85% | Không được xét thưởng doanh số trong kỳ, kể cả khi hệ số rơi vào bậc có thưởng |
| Chi phí/doanh số | Hệ số — chuyên viên | Hệ số — trưởng nhóm | ROAS tương đương |
|---|---|---|---|
| Dưới 35% | 2,0% | 1,0% | trên 2,86 |
| Từ 35% đến dưới 40% | 1,0% | 0,5% | 2,50 – 2,86 |
| Từ 40% đến dưới 45% | 0,5% | 0,2% | 2,22 – 2,50 |
| Từ 45% trở lên | 0% | 0% | dưới 2,22 |
Mức thưởng bằng hệ số nhân doanh thu từ nguồn khách mới. Doanh số ở đây là doanh số đơn hàng khách mới. Cột ROAS tương đương là phần quy đổi để đối chiếu với chỉ tiêu KPI, không có trong bản gốc.
10. Quy đổi hệ số thưởng ra phần trăm khoán
Cùng một bảng hệ số, viết lại theo mức đạt khoán để dễ theo dõi hằng tháng. Khoán bằng 2,5 lần ngân sách nên mỗi mốc chi phí trên doanh số tương ứng một mốc phần trăm khoán cố định.
| Đạt khoán | ROAS | Chi phí/doanh số | Hệ số chuyên viên | Hệ số trưởng nhóm |
|---|---|---|---|---|
| Dưới 88,9% | dưới 2,22 | trên 45% | 0% | 0% |
| 88,9% – 100% | 2,22 – 2,50 | 40% – 45% | 0,5% | 0,2% |
| 100% – 114,3% | 2,50 – 2,86 | 35% – 40% | 1,0% | 0,5% |
| Trên 114,3% | trên 2,86 | dưới 35% | 2,0% | 1,0% |
Bảng hệ số đã cắt ở mức 88,9% khoán. Người đạt đúng 85% khoán vẫn rơi vào ô hệ số 0%, nên điều kiện 85% chưa bao giờ là cửa quyết định. Nếu muốn ngưỡng khoán thực sự có tác dụng thì phải đặt trên 88,9%, hoặc nới mốc chi phí trên doanh số của bảng hệ số.
Chỉ tiêu KPI đặt ROAS 2,2, còn khoán tính theo tỷ lệ 2,5. Người đạt đúng chỉ tiêu KPI chỉ tương đương 88% khoán, tức vẫn dưới mốc 88,9% để bắt đầu có thưởng doanh số. Hai bộ số đang nói hai mức khác nhau, cần thống nhất về một mốc.
11. Quy trình xét và chi thưởng
11. Thưởng bổ sung nội bộ phòng — đề xuất
Chưa có trong chính sách công ty. Cần trình duyệt trước khi áp dụng.
| Loại thưởng | Mức | Kỳ xét | Điều kiện |
|---|---|---|---|
| Thưởng creative thắng | Tháng | Creative sống quá 7 ngày và được 2 nhóm khác lấy về dùng | |
| Thưởng mở dòng sản phẩm mới | Một lần | Đưa cacao hoặc cafe 02 đạt KPI trong 30 ngày đầu | |
| Thưởng kèm nghề | Quý | Chuyên viên do mình kèm đạt chỉ tiêu 3 tháng liên tiếp | |
| Thưởng vượt mốc đơn | Tháng | Nhóm vượt mốc đơn tháng và vẫn đạt KPI |
12. Điều kiện loại trừ
- Không xét thưởng doanh số nếu chưa đạt ngưỡng doanh số khoán: chuyên viên trên 80%, trưởng nhóm trên 85%.
- Không tính thưởng nếu ngân sách thực chi dưới 80% hạn mức được giao.
- Không tính thưởng cho chiến dịch chạy sai offer được phân công.
- Hủy toàn bộ thưởng kỳ nếu phát hiện báo cáo số liệu sai lệch có chủ đích.
- Đơn hoàn và đơn hủy được trừ ra trước khi tính kết quả.
13. Kỳ chi trả
| Khoản | Thời điểm chốt | Thời điểm chi |
|---|---|---|
| Lương cứng | Cuối tháng | Theo kỳ lương công ty |
| Thưởng hiệu suất | Ngày làm việc đầu tháng sau, sau khi trừ đơn hoàn hủy | Cùng kỳ lương tháng đó |
| Thưởng quý | Ngày làm việc đầu quý sau | Kỳ lương tháng đầu quý |
Thưởng doanh số — Cafe đặc sản
Bảng thưởng riêng của dòng cafe đặc sản. Ai phụ trách dòng này, ở nhóm nào, cũng dùng chung bảng mốc dưới đây. Dòng cacao có bảng riêng ở tab bên cạnh.
Ba mức 0,30%, 0,60% và 1,00% cho chuyên viên và 0,15%, 0,30%, 0,50% cho trưởng nhóm chưa được ban giám đốc duyệt. Các mốc tỷ lệ ads đi kèm cũng là đề xuất, neo vào tỷ lệ ads mục tiêu 45% của dòng này.
1. Bảng bậc thưởng
| Bậc | Tỷ lệ chi phí | ROAS | Hệ số chuyên viên | Hệ số trưởng nhóm |
|---|---|---|---|---|
| Không đạt | trên 45,0% | dưới 2,22 | 0% | 0% |
| Bậc 1 — tối thiểu | 42,6% – 45,0% | 2,22 – 2,35 | 0,30% | 0,15% |
| Bậc 2 — mục tiêu | 40,1% – 42,5% | 2,35 – 2,49 | 0,60% | 0,30% |
| Bậc 3 — xuất sắc | từ 40,0% trở xuống | từ 2,50 | 1,00% | 0,50% |
Tỷ lệ chi phí bằng tổng chi phí quảng cáo, gồm tiền thực chạy cộng VAT cộng phí, chia doanh thu khách mới của dòng. Chấm theo kết quả cả tháng.
Tử số là toàn bộ tiền công ty bỏ ra cho quảng cáo dòng này, không phải riêng số hiện trên Ads Manager. Mẫu số là doanh thu khách mới của dòng. Các khoảng bậc không chồng lấn nhau, một con số chỉ rơi vào đúng một bậc.
| Thành phần tính vào tử số | Nội dung |
|---|---|
| Tiền thực chạy | Số chi tiêu hiện trên Ads Manager của dòng cafe đặc sản |
| VAT | Thuế giá trị gia tăng trên tiền quảng cáo, hiện tính 10% |
| Phí agency | Phí dịch vụ của bên trung gian, nếu nạp tiền qua agency. Tài khoản nạp thẳng bằng thẻ công ty thì phần này bằng 0 |
| Phí khác | Phí chuyển tiền, chênh lệch tỷ giá và các khoản phát sinh khác gắn trực tiếp với việc chạy quảng cáo |
| Tổng chi phí quảng cáo | Đây là con số dùng chia cho doanh thu để ra tỷ lệ chấm bậc |
Ngân sách 3,60 tỷ quy ra tiền thực chạy
Ngân sách giao là tổng chi. Phí agency càng cao thì tiền thực sự chạy được càng ít, số suất định biên cũng giảm theo.
| Phí agency | Tiền thực chạy | VAT | Phí agency | Suất định biên |
|---|---|---|---|---|
| 0% — nạp thẳng | 3,273 tỷ | 0,327 tỷ | 0 | 5,5 |
| 3% | 3,186 tỷ | 0,319 tỷ | 0,096 tỷ | 5,3 |
| 5% | 3,130 tỷ | 0,313 tỷ | 0,157 tỷ | 5,2 |
| 8% | 3,051 tỷ | 0,305 tỷ | 0,244 tỷ | 5,1 |
Mức phí agency thực tế chưa chốt. Điền vào sheet Tham số của file theo dõi rồi mọi con số phía dưới tự tính lại.
2. Doanh thu và quỹ thưởng theo bậc
Ngân sách dòng giữ nguyên 3,60 tỷ một tháng, tức 120tr một ngày. Chạy hiệu quả hơn thì cùng số tiền ra nhiều doanh thu hơn.
| Bậc | Tỷ lệ chi phí | Doanh thu dòng | Quỹ chuyên viên | Quỹ trưởng nhóm | Cộng quỹ |
|---|---|---|---|---|---|
| Bậc 1 | 45% | 8,000 tỷ | 24,0 tr | 12,0 tr | 36,0 tr |
| Bậc 2 — mục tiêu | 42,5% | 8,471 tỷ | 50,8 tr | 25,4 tr | 76,2 tr |
| Bậc 3 | 40% | 9,000 tỷ | 90,0 tr | 45,0 tr | 135,0 tr |
3. Chia quỹ theo nhóm ở mốc mục tiêu
| Nhóm | Ngân sách dòng | Tỷ trọng | Doanh thu | Quỹ chuyên viên | Quỹ trưởng nhóm |
|---|---|---|---|---|---|
| Lực | 3,00 tỷ | 83,3% | 7,059 tỷ | 42,4 tr | 21,2 tr |
| Thiện | 0,30 tỷ | 8,3% | 0,706 tỷ | 4,2 tr | 2,1 tr |
| An | 0,30 tỷ | 8,3% | 0,706 tỷ | 4,2 tr | 2,1 tr |
| Tổng dòng | 3,60 tỷ | 100% | 8,471 tỷ | 50,8 tr | 25,4 tr |
Quỹ chuyên viên của mỗi nhóm chia tiếp cho những người phụ trách dòng này trong nhóm đó, theo doanh thu từng người tạo ra.
4. Ai hưởng bảng này
| Nhóm | Người phụ trách dòng | Số người | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Lực | 5 | Theo đề xuất phân công, chưa chốt tên | |
| Thiện | Vũ Đình Hải | 1 | Kiêm cả dòng cacao |
| An | Nguyễn Xuân Hiếu | 1 | Kiêm cả dòng cacao |
Hải và Hiếu phụ trách cả cafe đặc sản lẫn cacao nên được tính thưởng ở cả hai bảng, theo kết quả của từng dòng. Có thể có tháng dòng cafe của họ đạt bậc 2 còn dòng cacao chỉ đạt bậc 1, khi đó mỗi phần tính theo hệ số của bậc tương ứng.
Thưởng doanh số — Cacao
Bảng thưởng riêng của dòng cacao. Mốc tỷ lệ ads thấp hơn dòng cafe đặc sản 5 điểm phần trăm vì cacao có biên rộng hơn.
Ba mức 0,30%, 0,60% và 1,00% cho chuyên viên và 0,15%, 0,30%, 0,50% cho trưởng nhóm chưa được ban giám đốc duyệt. Các mốc tỷ lệ ads đi kèm cũng là đề xuất, neo vào tỷ lệ ads mục tiêu 40% của dòng này.
1. Bảng bậc thưởng
| Bậc | Tỷ lệ chi phí | ROAS | Hệ số chuyên viên | Hệ số trưởng nhóm |
|---|---|---|---|---|
| Không đạt | trên 40,0% | dưới 2,50 | 0% | 0% |
| Bậc 1 — tối thiểu | 37,6% – 40,0% | 2,50 – 2,67 | 0,30% | 0,15% |
| Bậc 2 — mục tiêu | 35,1% – 37,5% | 2,67 – 2,85 | 0,60% | 0,30% |
| Bậc 3 — xuất sắc | từ 35,0% trở xuống | từ 2,86 | 1,00% | 0,50% |
Tỷ lệ chi phí bằng tổng chi phí quảng cáo, gồm tiền thực chạy cộng VAT cộng phí, chia doanh thu khách mới của dòng. Chấm theo kết quả cả tháng.
Tử số là toàn bộ tiền công ty bỏ ra cho quảng cáo dòng này, không phải riêng số hiện trên Ads Manager. Mẫu số là doanh thu khách mới của dòng. Các khoảng bậc không chồng lấn nhau, một con số chỉ rơi vào đúng một bậc.
| Thành phần tính vào tử số | Nội dung |
|---|---|
| Tiền thực chạy | Số chi tiêu hiện trên Ads Manager của dòng cacao |
| VAT | Thuế giá trị gia tăng trên tiền quảng cáo, hiện tính 10% |
| Phí agency | Phí dịch vụ của bên trung gian, nếu nạp tiền qua agency. Tài khoản nạp thẳng bằng thẻ công ty thì phần này bằng 0 |
| Phí khác | Phí chuyển tiền, chênh lệch tỷ giá và các khoản phát sinh khác gắn trực tiếp với việc chạy quảng cáo |
| Tổng chi phí quảng cáo | Đây là con số dùng chia cho doanh thu để ra tỷ lệ chấm bậc |
Ngân sách 1,80 tỷ quy ra tiền thực chạy
Ngân sách giao là tổng chi. Phí agency càng cao thì tiền thực sự chạy được càng ít, số suất định biên cũng giảm theo.
| Phí agency | Tiền thực chạy | VAT | Phí agency | Suất định biên |
|---|---|---|---|---|
| 0% — nạp thẳng | 1,636 tỷ | 0,164 tỷ | 0 | 2,7 |
| 3% | 1,593 tỷ | 0,159 tỷ | 0,048 tỷ | 2,7 |
| 5% | 1,565 tỷ | 0,157 tỷ | 0,078 tỷ | 2,6 |
| 8% | 1,525 tỷ | 0,153 tỷ | 0,122 tỷ | 2,5 |
Mức phí agency thực tế chưa chốt. Điền vào sheet Tham số của file theo dõi rồi mọi con số phía dưới tự tính lại.
2. Doanh thu và quỹ thưởng theo bậc
Ngân sách dòng giữ nguyên 1,80 tỷ một tháng, tức 60tr một ngày.
| Bậc | Tỷ lệ chi phí | Doanh thu dòng | Quỹ chuyên viên | Quỹ trưởng nhóm | Cộng quỹ |
|---|---|---|---|---|---|
| Bậc 1 | 40% | 4,500 tỷ | 13,5 tr | 6,8 tr | 20,3 tr |
| Bậc 2 — mục tiêu | 37,5% | 4,800 tỷ | 28,8 tr | 14,4 tr | 43,2 tr |
| Bậc 3 | 35% | 5,143 tỷ | 51,4 tr | 25,7 tr | 77,1 tr |
3. Chia quỹ theo nhóm ở mốc mục tiêu
| Nhóm | Ngân sách dòng | Tỷ trọng | Doanh thu | Quỹ chuyên viên | Quỹ trưởng nhóm |
|---|---|---|---|---|---|
| Lực | 1,50 tỷ | 83,3% | 4,000 tỷ | 24,0 tr | 12,0 tr |
| Thiện | 0,15 tỷ | 8,3% | 0,400 tỷ | 2,4 tr | 1,2 tr |
| An | 0,15 tỷ | 8,3% | 0,400 tỷ | 2,4 tr | 1,2 tr |
| Tổng dòng | 1,80 tỷ | 100% | 4,800 tỷ | 28,8 tr | 14,4 tr |
4. Ai hưởng bảng này
| Nhóm | Người phụ trách dòng | Số người | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Lực | 2 | Theo đề xuất chuyển 2 người sang cacao, chưa chốt tên | |
| Thiện | Vũ Đình Hải | 1 | Kiêm cả dòng cafe đặc sản |
| An | Nguyễn Xuân Hiếu | 1 | Kiêm cả dòng cafe đặc sản |
5. Hai dòng cộng lại
| Bậc | Cafe đặc sản | Cacao | Tổng quỹ thưởng |
|---|---|---|---|
| Cả hai dòng ở bậc 1 | 36,0 tr | 20,3 tr | 56,3 tr |
| Cả hai dòng ở bậc 2 | 76,2 tr | 43,2 tr | 119,4 tr |
| Cả hai dòng ở bậc 3 | 135,0 tr | 77,1 tr | 212,1 tr |
Hai dòng chấm bậc độc lập, nên có thể cafe ở bậc 2 còn cacao ở bậc 1. Bảng này chỉ là ba trường hợp cùng bậc để dễ hình dung khoảng dao động của quỹ.
Chính sách vận hành
Áp dụng cho toàn bộ nhân sự phòng. Vi phạm xử lý theo mục cuối văn bản này.
1. Tài sản và quyền truy cập
- Mỗi nhóm một bộ tài sản riêng. Một fanpage, một BM, một pixel, một landing page. Không dùng chung pixel giữa các nhóm vì dữ liệu học máy bị chia nhỏ.
- Không chia sẻ tài khoản cá nhân. Mỗi người một tài khoản riêng, được cấp quyền qua BM. Không đăng nhập hộ, không gửi mật khẩu qua tin nhắn.
- Rời phòng thì thu hồi quyền trong 24 giờ. Trưởng nhóm chịu trách nhiệm báo để trưởng phòng thu hồi.
2. Chống đè giá nội bộ
- Cùng dòng sản phẩm thì phải khác offer. Các nhóm cùng chạy cafe đặc sản phải khác nhau về gói bán: lẻ, combo, hoặc sỉ. Cấm cùng offer trên cùng tệp.
- Không tự exclude tệp của nhóm khác. Mọi thay đổi phạm vi tệp phải qua trưởng phòng để tránh 2 nhóm cùng loại trừ lẫn nhau và bỏ trống thị trường.
- Theo dõi CPM toàn phòng hằng ngày. Nếu CPM cả 3 nhóm cùng tăng trong 3 ngày liên tiếp thì đó là dấu hiệu đè giá nội bộ, không phải biến động thị trường.
3. Ngân sách
- Ngân sách giao theo dòng sản phẩm. Mỗi dòng có một mức ngân sách ngày riêng. Ngân sách của nhóm là tổng các dòng trong nhóm đó. Hiện tại nhóm Lực: cafe đặc sản 100tr, cacao 50tr mỗi ngày. Nhóm Thiện và nhóm An chưa được giao.
- Định biên gắn với quỹ lương. Mỗi suất 600tr ngân sách/tháng tương ứng quỹ lương 12tr với chuyên viên, 15tr với trưởng nhóm.
- Ngân sách chia hai phần. Phần nền cố định theo tuần, đủ để nhóm test. Phần thưởng phân theo chi phí mỗi lượt đăng ký của tuần trước, nhóm nào thấp hơn ngưỡng thì được cộng thêm.
- Ngưỡng dừng scale. Nhóm vượt mức 230.000đ mỗi lượt đăng ký mới trong 2 tuần liên tiếp thì dừng tăng ngân sách. Trưởng phòng soát creative và landing page trước khi quyết định giảm tiếp.
- Quản lý thêm team. Trưởng nhóm có thể được giao quản lý thêm tối đa 1 team ngoài team của mình, do trưởng phòng quyết định. Phụ cấp theo tab Lương và thưởng.
- Kiêm nhiệm dòng sản phẩm. Khi một dòng chưa có người phụ trách riêng, trưởng nhóm phân công người trong nhóm kiêm nhiệm và báo trưởng phòng. Mỗi người kiêm tối đa 2 dòng ngoài dòng chính. Phụ cấp kiêm nhiệm theo tab Lương và thưởng.
- Đề xuất vượt hạn mức phải có số. Trưởng nhóm gửi đề xuất kèm CPO 3 ngày gần nhất, tỷ lệ chuyển đổi landing page và sức chứa kho. Không duyệt đề xuất chỉ có lời.
4. Creative và dữ liệu
- Creative thắng dùng chung. Nhóm nào ra creative thắng thì 2 nhóm còn lại được lấy về test chéo, tránh 3 nhóm cùng làm lại một việc.
- Mọi lần test phải được ghi lại. Tệp, creative, offer, kết quả. File test là tài sản của phòng, không phải của cá nhân.
- Số liệu báo cáo phải khớp Ads Manager. Báo cáo sai lệch có chủ đích là vi phạm nghiêm trọng.
5. Nhịp làm việc
| Hoạt động | Thời điểm | Chủ trì | Nội dung |
|---|---|---|---|
| Họp nhóm | Mỗi sáng, 15 phút | Trưởng nhóm | Số hôm qua, việc hôm nay, vướng mắc cần gỡ |
| Chốt số ngày | Cuối giờ chiều | Chuyên viên | Cập nhật báo cáo ngày trước giờ chốt |
| Review tài khoản | 1 buổi mỗi tuần | Trưởng nhóm | Soi tài khoản từng chuyên viên, kèm nghề |
| Họp phòng | Thứ hai hằng tuần | Trưởng phòng | Chốt số 3 nhóm, phân ngân sách tuần mới |
| Tổng kết tháng | Ngày làm việc đầu tháng | Trưởng phòng | Chấm KPI, chốt thưởng, điều chỉnh chỉ tiêu |
6. Xử lý vi phạm
| Hành vi | Mức độ | Xử lý |
|---|---|---|
| Không cập nhật báo cáo ngày | Nhẹ | Nhắc nhở; lặp lại 3 lần trong tháng thì trừ điểm KPI |
| Chạy sai offer được phân công, gây đè giá | Trung bình | Dừng chiến dịch, cắt phần thưởng ngân sách tuần đó |
| Chia sẻ tài khoản hoặc quyền truy cập trái phép | Nặng | Thu hồi toàn bộ quyền, xử lý theo nội quy công ty |
| Báo cáo số liệu sai lệch có chủ đích | Nặng | Hủy toàn bộ thưởng kỳ đó, xử lý theo nội quy công ty |
Kế toán và rủi ro
Hai mảng phòng Quảng cáo không tự quyết được mà phải bắt tay với phòng khác. Phần này quy định ai làm gì và trong bao lâu.
Các mục về hóa đơn, thuế và nội dung quảng cáo ngành thực phẩm cần kế toán thuế và bộ phận pháp chế xác nhận lại theo quy định hiện hành. Phần dưới đây là khung phân việc, không thay cho ý kiến chuyên môn của hai bộ phận đó.
1. Cấp ngân sách và nạp tiền
Ngân sách cấp theo tháng. Trong tháng, phòng chủ động lên lịch nạp và báo kế toán trước 2 ngày, gộp một lần.
2. Hai kênh đi tiền
| Kênh | Cách đi tiền | Chứng từ cần lưu | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Thẻ công ty | Kế toán chuyển khoản vào thẻ trước ngày nạp | Sao kê thẻ và hóa đơn từ nền tảng quảng cáo | Tiền phải vào thẻ trước, không nạp cùng ngày phòng cần chạy |
| Qua agency | Kế toán chuyển khoản cho agency theo hợp đồng | Hợp đồng dịch vụ và hóa đơn của agency | Phí dịch vụ agency phải cộng vào chi phí quảng cáo khi tính CPO và chấm KPI |
- Trần tháng là trần cứng. Ngân sách tháng đã duyệt là mức tối đa. Muốn vượt phải có duyệt bổ sung của ban giám đốc, kèm số liệu CPO và tỷ lệ chuyển đổi của kỳ đang chạy.
- Báo trước 2 ngày, gộp một lần. Trưởng phòng là đầu mối duy nhất làm việc với kế toán về nạp tiền. Trưởng nhóm không liên hệ trực tiếp kế toán.
- Giữ số dư đủ chạy 3 ngày. Ngưỡng này để lúc nào cũng còn đủ thời gian báo trước 2 ngày. Chạm ngưỡng mà chưa báo là lỗi của trưởng nhóm.
- Không dùng thẻ cá nhân. Trường hợp bất khả kháng phải có trưởng phòng duyệt trước và hoàn tiền trong kỳ gần nhất kèm sao kê.
- Một tài khoản quảng cáo, một dòng sản phẩm. Gộp nhiều dòng vào một tài khoản thì kế toán không tách được lãi lỗ theo dòng.
- Cùng một kênh trong một tháng. Một tài khoản không đổi qua lại giữa thẻ và agency giữa tháng, vì chi phí sẽ khó đối soát và CPO giữa các nhóm không so sánh được.
3. Lịch đi tiền theo tháng
Chia tháng thành 4 đợt nạp cố định. Mỗi đợt phủ 7 đến 8 ngày chạy, báo kế toán trước 2 ngày so với ngày tiền phải vào tài khoản.
| Đợt | Ngày báo kế toán | Ngày tiền phải vào | Chi cho ngày | Số ngày | Nhóm Lực |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ngày 28 tháng trước | Ngày 30 tháng trước | Ngày 1 – 8 | 8 | 1,20 tỷ |
| 2 | Ngày 6 | Ngày 8 | Ngày 9 – 16 | 8 | 1,20 tỷ |
| 3 | Ngày 14 | Ngày 16 | Ngày 17 – 23 | 7 | 1,05 tỷ |
| 4 | Ngày 21 | Ngày 23 | Ngày 24 – hết tháng | 7 – 8 | 1,05 – 1,20 tỷ |
| Cả tháng | 30 – 31 | 4,50 – 4,65 tỷ |
Số tiền tính theo mức chi 150tr một ngày của nhóm Lực. Hai nhóm còn lại điền khi được giao ngân sách.
| Nhóm | Chi mỗi ngày | Đợt 8 ngày | Đợt 7 ngày | Cả tháng |
|---|---|---|---|---|
| Lực | 150 tr | 1,20 tỷ | 1,05 tỷ | 4,50 tỷ |
| Thiện | Chờ ngân sách | |||
| An | Chờ ngân sách |
4. Chu kỳ làm việc với kế toán trong tháng
| Giai đoạn | Thời điểm | Phòng Quảng cáo làm | Kế toán làm |
|---|---|---|---|
| Chuẩn bị | Ngày 1 – 3 | Nhận ngân sách tháng đã duyệt, chia cho 3 nhóm, lập lịch nạp cả tháng | Nhận lịch nạp cả tháng để chủ động dòng tiền |
| Vận hành | Suốt tháng | Báo từng đợt trước 2 ngày, gộp cả 3 nhóm một lần | Đi tiền đúng ngày hẹn, ghi nhận theo từng tài khoản quảng cáo |
| Theo dõi | Hằng ngày | Kiểm tra số dư từng tài khoản, báo sớm khi chạm ngưỡng | Lưu chứng từ mỗi lần nạp |
| Đối soát | Ngày 5 tháng sau | Xuất báo cáo chi tiêu từ Ads Manager | Đối chiếu 3 nguồn: Ads Manager, sao kê, sổ kế toán. Lệch quá 1% phải giải trình |
| Quyết toán | Ngày 5 – 9 tháng sau | Chốt số, chấm KPI, lập danh sách thưởng | Phân bổ chi phí theo dòng sản phẩm, chuẩn bị chi thưởng kỳ lương 2 |
5. Quy tắc xử lý tình huống
| Tình huống | Cách xử lý | Ghi chú |
|---|---|---|
| Ngày tiền vào rơi vào thứ bảy, chủ nhật hoặc ngày lễ | Dời lên ngày làm việc liền trước | Không dời xuống sau, vì tài khoản sẽ hết tiền giữa chừng |
| Đi qua agency | Báo sớm hơn 1 ngày, tức trước 3 ngày | Agency cần thời gian xử lý nội bộ trước khi tiền vào tài khoản quảng cáo |
| Cần nạp gấp ngoài lịch | Trưởng phòng gọi trực tiếp kế toán, gửi văn bản xác nhận ngay sau đó | Chỉ dùng khi có sự cố. Ba lần nạp gấp trong một tháng là dấu hiệu lịch nạp đặt sai |
| Chi thực tế thấp hơn kế hoạch | Đợt sau trừ đi phần dư, không nạp thêm | Trưởng nhóm báo số dư khi đề xuất đợt kế tiếp |
| Chi vượt kế hoạch giữa đợt | Không tự nạp thêm. Trưởng nhóm giảm ngân sách ngày để cầm cự tới đợt sau | Muốn tăng thật thì phải xin duyệt vượt trần tháng |
6. Ngưỡng cảnh báo số dư
| Số dư còn lại | Nhóm Lực tương đương | Mức | Việc phải làm |
|---|---|---|---|
| Trên 3 ngày chạy | trên 450 tr | Bình thường | Theo dõi, chờ đợt nạp theo lịch |
| 2 đến 3 ngày chạy | 300 – 450 tr | Cảnh báo | Trưởng nhóm báo trưởng phòng trong ngày, không đợi tới lịch |
| Dưới 2 ngày chạy | dưới 300 tr | Khẩn | Trưởng phòng gọi kế toán ngay, đồng thời giảm ngân sách ngày để giữ chiến dịch không tắt |
Chiến dịch tắt vì hết tiền thì khi bật lại phải học lại từ đầu, chi phí mỗi lượt đăng ký thường xấu trong 2 đến 3 ngày sau đó. Thiệt hại lớn hơn nhiều so với việc giữ dư một khoản trong tài khoản. Đây là lý do ngưỡng an toàn đặt ở 3 ngày chứ không phải 1 ngày.
7. Chứng từ, đối soát và thuế
| Nội dung | Người chịu trách nhiệm | Nhịp | Yêu cầu |
|---|---|---|---|
| Lưu hóa đơn và biên nhận | Kế toán | Mỗi lần nạp | Lưu đủ chứng từ từ nền tảng quảng cáo để đưa chi phí vào chi phí được trừ |
| Đối soát chi tiêu | Kế toán và trưởng phòng | Ngày 5 hàng tháng | Đối chiếu ba nguồn: báo cáo Ads Manager, sao kê thanh toán, sổ kế toán. Lệch quá 1% phải giải trình |
| Phân bổ chi phí theo dòng | Kế toán | Hàng tháng | Tách chi phí quảng cáo theo từng dòng sản phẩm để tính lãi lỗ riêng |
| Nghĩa vụ thuế với nhà cung cấp nước ngoài | Kế toán thuế | Theo kỳ kê khai | Xác định và thực hiện nghĩa vụ thuế phát sinh theo quy định hiện hành |
| Thuế thu nhập cá nhân trên thưởng | Nhân sự và Kế toán | Mỗi kỳ chi | Các mức thưởng ghi trong văn bản này là số trước thuế, khấu trừ theo quy định khi chi |
8. Dự phòng tài khoản
| Tài sản | Chính | Dự phòng | Yêu cầu |
|---|---|---|---|
| Business Manager | 1 | 1 | BM dự phòng đã xác minh danh nghiệp, có sẵn phương thức thanh toán, không chờ đến lúc sự cố mới lập |
| Fanpage | 1 | 1 | Page dự phòng có nội dung và tương tác thật, không phải page trống |
| Tài khoản quảng cáo | 1 | 2 | Tài khoản dự phòng đã chạy thử ở ngân sách nhỏ để qua giai đoạn học |
| Pixel | 1 | 1 | Pixel dự phòng gắn sẵn trên landing page, thu dữ liệu song song |
- Nhóm gánh ngân sách lớn nhất phải dự phòng trước. Nhóm Lực đang chạy 150tr mỗi ngày, khóa BM là mất doanh thu ngay trong ngày. Dự phòng của nhóm này làm xong trước ngày ban hành.
- Diễn tập chuyển đổi. Mỗi quý 1 lần, chuyển 10% ngân sách sang bộ tài sản dự phòng trong 1 ngày để kiểm tra còn dùng được.
- Không tự lập tài khoản mới bằng thông tin cá nhân khi bị khóa. Làm theo sơ đồ dưới đây.
9. Bảo mật và sở hữu tài sản
- Bật xác thực hai lớp trên mọi tài khoản. Áp dụng cho tài khoản cá nhân có quyền trong BM. Không bật thì không được cấp quyền.
- Fanpage, BM, pixel, tệp khách hàng và file test là tài sản công ty. Người đứng tên kỹ thuật không phải chủ sở hữu. Nội dung này đưa vào phụ lục hợp đồng lao động của nhân sự phòng Quảng cáo.
- Không tải tệp khách hàng ra ngoài hệ thống. Trừ khi phục vụ tạo tệp tương tự và có trưởng phòng duyệt.
- Bàn giao khi nghỉ việc. Trước ngày làm việc cuối cùng phải bàn giao xong: quyền quản trị, file test, tệp đang chạy, danh sách chiến dịch đang bật. Nhân sự chỉ thu hồi quyền sau khi trưởng phòng xác nhận đã nhận đủ.
10. Nội dung quảng cáo
- Bám theo hồ sơ công bố sản phẩm. Cà phê và cacao là thực phẩm. Mọi công dụng nêu trong quảng cáo phải nằm trong nội dung đã công bố, không được thêm thắt.
- Không nói quá thành công dụng chữa bệnh. Không dùng câu chữ khiến người xem hiểu sản phẩm thay thế thuốc hoặc điều trị bệnh.
- Lưu bản duyệt nội dung. Mỗi creative và landing page lưu lại bản đã duyệt kèm ngày và người duyệt, để truy được khi có khiếu nại hoặc kiểm tra.
- Ảnh trước và sau, lời chứng thực. Chỉ dùng khi có căn cứ và được trưởng phòng duyệt. Đây là loại nội dung dễ bị khóa tài khoản và dễ bị khiếu nại nhất.
11. Bảng rủi ro
| Rủi ro | Mức | Dấu hiệu sớm | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Khóa BM nhóm chủ lực | Nặng | Cảnh báo chính sách, tài khoản bị hạn chế chi tiêu | Trưởng nhóm, báo trưởng phòng trong 15 phút |
| Ba nhóm đè giá lẫn nhau | Nặng | CPM cả ba nhóm cùng tăng 3 ngày liên tiếp | Trưởng phòng |
| Chi phí không có chứng từ | Trung bình | Lệch giữa Ads Manager và sổ kế toán khi đối soát | Kế toán |
| Nội dung sai quy định | Trung bình | Quảng cáo bị từ chối lặp lại cùng một lý do | Trưởng nhóm |
Dự phóng theo ngân sách nhóm Lực
Đi từ ngân sách thật của nhóm Lực là 100tr cafe và 50tr cacao mỗi ngày, quy ngược ra doanh thu theo tỷ lệ ads 45% và 40%. Phần còn thiếu so với mục tiêu chung chia đôi cho hai nhóm Thiện và An.
Bộ hệ số thưởng theo bậc, 0,30% đến 1,00% cho chuyên viên và 0,15% đến 0,50% cho trưởng nhóm, chưa được ban giám đốc duyệt. Các con số thu nhập và quỹ chi trả dưới đây dùng để cân nhắc và trình duyệt, không phải mức đã chốt. Chỉ có phần lương cứng và ngân sách nhóm Lực là số thật. Khi mức thưởng được duyệt chính thức thì cập nhật lại tab này và gỡ ghi chú.
1. Ngân sách nhóm Lực quy ra doanh thu
| Dòng sản phẩm | Ngân sách/ngày | Ngân sách/tháng | Tỷ lệ chi phí | Doanh thu tương ứng | ROAS |
|---|---|---|---|---|---|
| Cafe đặc sản | 100 tr | 3,00 tỷ | 45% | 6,667 tỷ | 2,22 |
| Cacao | 50 tr | 1,50 tỷ | 40% | 3,750 tỷ | 2,50 |
| Nhóm Lực | 150 tr | 4,50 tỷ | 43,2% | 10,417 tỷ | 2,31 |
2. Phần còn lại chia đôi cho Thiện và An
| Khoản | Cafe đặc sản | Cacao | Cộng |
|---|---|---|---|
| Mục tiêu toàn phòng | 8,000 tỷ | 4,500 tỷ | 12,500 tỷ |
| Nhóm Lực đảm nhận | 6,667 tỷ | 3,750 tỷ | 10,417 tỷ |
| Còn lại chia đôi | 1,333 tỷ | 0,750 tỷ | 2,083 tỷ |
| Nhóm | Doanh thu | Ads gồm VAT | Ads mỗi ngày | Tiền thực chạy | Suất định biên | Đang có |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lực | 10,417 tỷ | 4,500 tỷ | 150 tr | 4,091 tỷ | 6,8 | 7 |
| Thiện | 1,042 tỷ | 0,450 tỷ | 15 tr | 0,409 tỷ | 0,7 | 1 |
| An | 1,042 tỷ | 0,450 tỷ | 15 tr | 0,409 tỷ | 0,7 | 1 |
| Tổng | 12,500 tỷ | 5,400 tỷ | 180 tr | 4,909 tỷ | 8,2 | 9 |
Mỗi nhóm Thiện và An nhận 0,667 tỷ cafe đặc sản và 0,375 tỷ cacao, tương đương 15tr ngân sách mỗi ngày.
Ngân sách 15tr một ngày là 450tr một tháng gồm VAT, tức 409tr tiền thực chạy, thấp hơn sàn định biên 600tr. Theo chính sách, dưới mức này thì không giữ được suất định biên. Nghĩa là một chuyên viên ở hai nhóm đó không đủ ngân sách để làm việc toàn thời gian, và lương cứng tính theo tỷ lệ chỉ còn khoảng 8tr. Ba hướng: nâng ngân sách hai nhóm này lên tối thiểu 20tr một ngày, hoặc cho mỗi nhóm kiêm thêm dòng cafe 02, hoặc chuyển hai người này về nhóm Lực và tạm dừng hai nhóm nhỏ.
3. Bậc thưởng theo hiệu quả từng dòng Dự kiến
Mỗi dòng sản phẩm có mốc riêng, neo vào tỷ lệ ads mục tiêu của chính dòng đó. Cacao mục tiêu 40%, cafe đặc sản mục tiêu 45%. Mỗi bậc cách nhau 2,5 điểm phần trăm.
| Bậc | Cacao — tỷ lệ ads | Cafe đặc sản — tỷ lệ ads | Hệ số chuyên viên | Hệ số trưởng nhóm |
|---|---|---|---|---|
| Không đạt | trên 40,0% | trên 45,0% | 0% | 0% |
| Bậc 1 | 37,6% – 40,0% | 42,6% – 45,0% | 0,30% | 0,15% |
| Bậc 2 | 35,1% – 37,5% | 40,1% – 42,5% | 0,60% | 0,30% |
| Bậc 3 | từ 35,0% trở xuống | từ 40,0% trở xuống | 1,00% | 0,50% |
Cacao có biên rộng hơn nên chạy được ở mức 40%, cafe đặc sản cần tới 45%. Nếu dùng chung một bảng mốc thì người chạy cafe luôn thiệt, vì cùng một nỗ lực nhưng tỷ lệ ads của họ tự nhiên cao hơn. Neo mốc vào mục tiêu của từng dòng thì hai bên đo trên cùng một thước: ai vượt mục tiêu của dòng mình bao nhiêu điểm phần trăm.
Đạt đúng mục tiêu là vào bậc 1 và đã có thưởng. Đây là điểm khác với bảng hệ số cũ, nơi người đạt đúng mục tiêu vẫn rơi vào ô không thưởng.
4. Mốc phòng hướng tới là bậc 2
Bậc 1 là mức tối thiểu để có thưởng, bậc 3 là mức xuất sắc. Mốc giữa là điểm phòng đặt làm mục tiêu vận hành và dùng để lập quỹ thưởng dự kiến.
| Chỉ tiêu | Cafe đặc sản | Cacao | Ý nghĩa |
|---|---|---|---|
| Tỷ lệ ads mục tiêu | 42,5% | 37,5% | Thấp hơn mức tối thiểu 2,5 điểm phần trăm |
| ROAS tương ứng | 2,35 | 2,67 | Trên ngân sách gồm VAT |
| Hệ số chuyên viên | 0,60% | 0,60% | Gấp đôi bậc 1 |
| Hệ số trưởng nhóm | 0,30% | 0,30% | Gấp đôi bậc 1 |
5. Ba bậc so sánh ở cấp phòng Dự kiến
Cùng một ngân sách 5,40 tỷ gồm VAT. Chạy hiệu quả hơn thì cùng số tiền ra nhiều doanh thu hơn, nên quỹ thưởng tăng mà tỷ lệ chi phí trên doanh thu lại giảm.
| Bậc | Ads cafe / cacao | Doanh thu phòng | Quỹ thưởng | Quỹ chi trả | Chi phí phòng trên doanh thu |
|---|---|---|---|---|---|
| Bậc 1 — tối thiểu | 45% / 40% | 12,500 tỷ | 56,3 tr | 251,3 tr | 45,2% |
| Bậc 2 — mục tiêu | 42,5% / 37,5% | 13,271 tỷ | 119,4 tr | 314,4 tr | 43,1% |
| Bậc 3 — xuất sắc | 40% / 35% | 14,143 tỷ | 212,1 tr | 407,1 tr | 41,1% |
Từ bậc 1 lên bậc 2, quỹ thưởng tăng 63tr nhưng doanh thu tăng 771tr với cùng số tiền quảng cáo. Tỷ lệ chi phí phòng trên doanh thu giảm từ 45,2% xuống 43,1%. Nghĩa là công ty trả thêm thưởng mà vẫn lời hơn. Đây là lý do nên đặt mốc mục tiêu ở bậc 2 chứ không phải bậc 1.
6. Quỹ thưởng dự kiến ở mốc mục tiêu Dự kiến
| Nhóm | Doanh thu bậc 2 | Quỹ chuyên viên 0,60% | Quỹ trưởng nhóm 0,30% | Cộng |
|---|---|---|---|---|
| Lực | 11,059 tỷ | 66,35 tr | 33,18 tr | 99,53 tr |
| Thiện | 1,106 tỷ | 6,64 tr | 3,32 tr | 9,95 tr |
| An | 1,106 tỷ | 6,64 tr | 3,32 tr | 9,95 tr |
| Tổng | 13,271 tỷ | 79,62 tr | 39,81 tr | 119,44 tr |
Quỹ thưởng dự kiến 119,4tr một tháng, bằng 0,90% doanh thu. Cả năm khoảng 1,43 tỷ nếu giữ đều mốc này.
7. Thu nhập từng người ở mốc mục tiêu Phần thưởng là dự kiến
| Vị trí | Số người | Lương cứng | Thưởng bậc 2 | Cộng | Bình quân đầu người |
|---|---|---|---|---|---|
| Trưởng phòng — Hà | 1 | 60,0 tr | Chưa có | 60,0 tr | 60,0 tr |
| Trưởng nhóm Lực | 1 | 15,0 tr | 33,2 tr | 48,2 tr | 48,2 tr |
| Trưởng nhóm Thiện | 1 | 15,0 tr | 3,3 tr | 18,3 tr | 18,3 tr |
| Trưởng nhóm An | 1 | 15,0 tr | 3,3 tr | 18,3 tr | 18,3 tr |
| Chuyên viên nhóm Lực | 7 | 70,0 tr | 66,4 tr | 136,4 tr | 19,5 tr |
| Chuyên viên nhóm Thiện | 1 | 10,0 tr | 6,6 tr | 16,6 tr | 16,6 tr |
| Chuyên viên nhóm An | 1 | 10,0 tr | 6,6 tr | 16,6 tr | 16,6 tr |
| Tổng | 13 | 195,0 tr | 119,4 tr | 314,4 tr |
| Vị trí | Bậc 1 | Bậc 2 — mục tiêu | Bậc 3 |
|---|---|---|---|
| Trưởng nhóm Lực | 30,6 tr | 48,2 tr | 73,9 tr |
| Trưởng nhóm Thiện và An | 16,6 tr | 18,3 tr | 20,9 tr |
| Chuyên viên nhóm Lực | 14,5 tr | 19,5 tr | 26,8 tr |
| Chuyên viên nhóm Thiện và An | 13,1 tr | 16,6 tr | 21,8 tr |
Trưởng phòng 60tr, trưởng nhóm Lực 48,2tr, chuyên viên nhóm Lực 19,5tr. Lực chỉ vượt trưởng phòng khi cả nhóm chạm bậc 3 với thu nhập 73,9tr, và ở mức đó nhóm đã tạo thêm gần 1,4 tỷ doanh thu so với mốc mục tiêu nên xứng đáng. Đây là chỗ cần chốt cơ chế thưởng cho trưởng phòng trước khi ban hành.
8. Tổng chi phí phòng quảng cáo ở mốc mục tiêu
| Khoản | Số tiền | Trên doanh thu 13,271 tỷ | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Tiền thực chạy quảng cáo | 4,909 tỷ | 37,0% | Số hiện trên Ads Manager |
| VAT quảng cáo | 0,491 tỷ | 3,7% | Kế toán xác nhận có được khấu trừ đầu vào hay không |
| Phí agency và phí khác | Chưa chốt mức phí. Nằm trong tổng ngân sách 5,40 tỷ, làm giảm tiền thực chạy | ||
| Lương cứng cả phòng | 0,195 tỷ | 1,5% | Trưởng phòng 60tr, 3 trưởng nhóm 45tr, 9 chuyên viên 90tr |
| Quỹ thưởng cả phòng | 0,119 tỷ | 0,9% | Dự kiến ở bậc 2 |
| Tổng chi phí phòng quảng cáo | 5,714 tỷ | 43,1% | Chưa gồm thưởng trưởng phòng |
Phần còn lại 7,56 tỷ phải gánh giá vốn hàng bán, vận chuyển, telesales, kho, đóng gói và chi phí quản lý. Không có giá vốn từ kế toán thì không kết luận được mục tiêu này lãi hay lỗ. Lưu ý thêm: 13,271 tỷ là doanh thu khách mới qua Facebook, chưa gồm doanh thu khách cũ mua lại.
9. Việc cần chốt
| TT | Việc | Người quyết | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| 1 | Xử lý việc Thiện và An chỉ có 15tr một ngày, dưới sàn định biên 600tr một tháng | Trưởng phòng | Mâu thuẫn chính sách |
| 2 | Chốt cơ chế thưởng trưởng phòng để cấp dưới không ăn hơn cấp trên | Ban giám đốc | Cần gấp |
| 3 | Duyệt bộ hệ số thưởng theo bậc và mốc riêng cho từng dòng sản phẩm | Ban giám đốc | Đang là dự kiến |
| 4 | Chốt cách chia quỹ thưởng chuyên viên trong cùng một nhóm | Trưởng phòng | Chưa có |
| 5 | Xác nhận giá vốn để biết mục tiêu này lãi hay lỗ | Kế toán | Đang thiếu |
| 6 | Đặt mục tiêu doanh thu cho dòng cafe 02 | Ban giám đốc | Chưa có |